Розглянемо приклад. Дружина зранку каже вам: «Будеш повертатися додому, купи хліб». Це завдання. Що воно означає? Якщо подумати декілька секунд, можна сформулювати завдання так: коли увечері ви сядете їсти зварений дружиною борщ, у вас на столі повинен лежати свіжий хліб, який ви із задоволенням з’їсте. Іншими словами, вам потрібно, щоб до години Х на столі стояв смачний хліб.
Коли завдання таке просте, зазвичай ні в кого не виникає проблем з розумінням того, що воно означає. Забули купити хліб? Не зробили. Не було свіжого? Не зробили. Хліб з цвіллю? Не зробили. Дружина любить батон, а ви принесли чіабату? Не зробили. По дорозі додому вас збив автобус? Вас повезуть у лікарню і про хліб забудуть. Але завдання все одно не зроблене. Результат очевидний, адже в момент Х ви або їсте, або не їсте хліб.
«Зробити» — це отримати результат. До заданого терміну і з відповідною якістю. Є потрібний результат — зроблено, немає результату — не зроблено. Все інше не цікавить. Зовсім. Навіть, якщо досягненню результату завадила комета, завдання все одно буде не зроблене. Причина немає значення. Зроблено/не зроблено — бінарна функція, де є або 0, або 1.
Здавалося б, на цьому етапі все зрозуміло. Хліб купили. Спробуймо зробити щось складніше. Наприклад, організувати подію. У будь-якого завдання є термін (дедлайн). Наприклад, сьогодні понеділок, у нас є тиждень й ідея того, якою має бути ця подія. Що означає «зробити подію»?
По-перше, це означає, що в понеділок через тиждень на подію прийдуть відвідувачі, партнери та підрядники, там буде цікава програма, усі знатимуть свої завдання. Якщо люди не прийшли, не знали, що мають прийти, не захотіли прийти чи їм просто не було куди йти, це означає, що подія не зроблена.
Що, якщо подія відбудеться у понеділок по плану? Вона організована по всіх напрямках? Внутрішні операційні задачі, як відбувається робота з командою, чи всі знають свої завдання та розуміють зону відповідальності, чи налагоджена комунікація з відвідувачами, чи вирішені всі питання з підрядниками та партнерами... Якщо не всі процеси налагоджені й це вплине на очікувану якість події та отримає негативний резонанс в пресі чи серед людей? Подія не зроблена. Якщо все відбулося, але на низькому рівні організації? Не зроблено. І тут відбувається дивне викривлення реальності. «Зробили» замінюється на «робили». Виглядає це приблизно так:
Продюсер: Подія зроблена?
Організатор: Так, звісно!
Продюсер: Ви жартуєте? Преса не отримала вичерпний пресреліз, глядачі не знали, де їх місця і що буде в програмі, звукооператор робив музичні ями, глядачів було чути краще ніж фонову музику, партнери не отримали обіцяного, а спонсори не задоволені рекламою, адже оскільки рекламний банер не був підсвічений і ведучий не правильно зачитав назву бренду, члени команди не знали хто і за що відповідає та як діяти у випадку форс-мажору…
Організатор: Нууу, ми ж старалися, робили…
Нікого не цікавить, що ви робили. Всі прийшли на подію, щоб отримати незабутні емоції та навіть більше, ніж їм обіцяли. Якщо провести аналогію з хлібом, то це схоже на хліб з цвіллю. Ти ніби й приніс продукт вчасно, але їсти його не можна.
Але, щоб зробити ідеальну подію, її можна організовувати цілу вічність і завжди знайдуться ті, кому не догодили. Як тоді зробити по-справжньому якісну подію? Це давно відомо професійним командам. Уявімо, що подія — це продукт, де кінцевий результат не є чітким. Продукт потрібно здати, щоб він потрапив на прилавок. Прототип події треба здати продюсеру. Подію — відвідувачам, партнерам та спонсорам. У кінцевому результаті всі вони скажуть, готово чи ні. Але подія робиться за чіткими чек-листами, завданнями, дедлайнами, нарадами, розподіленням обов’язків та закріпленням зон відповідальності.
Організатор з прикладу вище зробив типову помилку, яку роблять переважно всі новачки. Не думайте, що це просто. Я роками на власному досвіді вчився, щоб стати експертом у своїй справі. І тільки зараз навчився не так часто робити помилки:)
Типова помилка в тому, що зазвичай новачку здається, що якщо часу на організацію події тиждень, то він може закінчити організовувати її в суботу. Тобто, він думає, що в нього є шість днів і неділя про запас. Але, звісно, якщо думати так, то подія буде провальною.
Новачок не розуміє, що за таких дедлайнів подія має бути організована вже до середи, а для цього потрібно діяти зовсім по-іншому. Організатор з командою повинні у перший день придумати концепцію, вибрати партнерів та підрядників, знати чітко, хто цільова аудиторія події, затвердити умови співпраці з партнерами та підрядниками, вибрати маркетингову стратегію, мати пропозицію щодо співпраці для всіх залучених до події сегментів людей.
Після чого все це затверджується з продюсером. Наступного дня організовується процес домовленостей та переговорів. Далі у роботу запускається маркетинг. Наступні дні відбувається «полірування» проєкту. У п’ятницю-суботу відбувається генеральна репетиція події, або зустріч зі всіма підрядниками для детальної перевірки всіх чек-листів по кожному напрямку: персонал, декорації, атрибути, технічне забезпечення, зони відповідальності та інше. Тільки в такому випадку зі спокійною совістю команда може прийти за декілька годин до події, щоб знову все перевірити та бути впевненою, що все відбудеться по плану.
Ідеально, коли все вже готово за день до. Тоді можна набратися енергії та відпочити.
Щоб краще зрозуміти це все, змоделюймо ситуацію на малюнку:
————
Щоб все відбулося на високому рівні завжди потрібно залишати більше часу для «полірування» всіх процесів, оскільки подія в залежності від масштабу — це велика машина. Для того, щоб вона поїхала і глядачі із захопленням дивилися на неї, а партнери та спонсори отримали обіцяне, до цього процесу завжди залучено багато людей.
Контрольні питання:
1. Для якісної події потрібно закрити питання з підрядниками. Організатор каже: «Підрядник не відповідав на дзвінки сьогодні і я не домовився з ним». Питання: завдання зроблене?
2. Підряднику потрібно грамотно поставити технічне завдання, щоб він чітко розумів зону відповідальності та встиг підготувати технічне забезпечення. Організатор каже: «У мене не було натхнення сьогодні». Питання: завдання зроблене?
3. Для генеральної репетиції потрібно зібрати всіх підрядників та звіритися з чек-листами. Організатор: «Ми не встигли підготувати чек-листи». Питання: завдання зроблене?
Відповіді:
Ні, завдання не зроблене! Будь-яка подія — це команда із десятків та сотень людей, які працюють для загальної цілі. Нікого не цікавить, які були причини. Якщо вам потрібно більше людей, чи інший підрядник — це проблеми організатора. Всі організаційні питання потрібно вирішувати завчасно. Саме так. Проєкт потрібно здати продюсеру ще до генеральної репетиції. Потрібно розуміти, що коли помиляється хтось один, він цим підставляє всю команду і кінцевого споживача (глядачів, партнерів, спонсорів) і що найгірше — репутацію.
І ще одне. Всім зрозуміло, що завдання інколи провалюються з нашої чи не нашої вини. У такому випадку потрібно не сидіти та в день Х радісно повідомити, що ти не винен. Винен саме ти. Якщо ти бачиш, що завдання провалюється, то терміново потрібно повідомити про це тому, хто може допомогти й вжити необхідних заходів. Ви захворіли? Терміново дзвонінь продюсеру та обговоріть як бути. Поки немає рішення, завдання залишається твоїм і якщо ти його не зробиш, провал також твій.
Резюме: Зробити ≠ робити. Зробити означає впоратись в рамках заданої планки, або й краще.
Зробити подію за п‘ять днів, означає отримати підтвердження від продюсера і всіх підрядників, що все йде за планом. Якщо не справляєтеся, терміново повідомте і добийтеся прийняття рішення.
Ці принципи діють для будь-якого типу завдань: організація події, здача макета, покупка хліба, зведення будинку. Всюди одне і те ж.